Az EGT és Norvég Civil Alap (Civil Alap) lebonyolításával, adminisztrációjával és/vagy az lebonyolító szervezetek magatartásával, tevékenységével és/vagy a Civil Alap által támogatott projektek megvalósításával kapcsolatban bármilyen visszaélés, szabálytalanság vagy mulasztás gyanúját ezen a felületen (palyazat.norvegcivilalap.hu) lehet bejelenteni a lebonyolítók felé.
A bejelentés a bejelentő hivatalos nyilatkozatának minősül. A lebonyolítók egy bejelentést csak akkor minősítenek panasznak, ha az konkrét és egyértelmű követelést vagy kérést fogalmaz meg. Nem minősül panasznak, ha a bejelentő általános információt, véleményt vagy magyarázatot kér.
Panaszkezelés menete és határideje.
- Minden panasz és annak kezelésére vonatkozó információ a Civil Alap online adatkezelő rendszerében kerül rögzítésre az alábbi adatokkal:
- a panasz leírása (a bejelentő elektronikus elérhetőségét is tartalmazza);
- a panasztétel időpontja;
- a panasz kezelése érdekében tett lépések;
- a panaszkezelő személyének megnevezése;
- a válasz időpontja.
- Amennyiben szükséges, a lebonyolítók írásban további információkat kérnek a bejelentőtől és/vagy az egyéb érintettektől.
- A lebonyolítók Panaszkezelő Bizottsága megvizsgálja a beérkezett információkat, majd ezek alapján további kérdésekkel élhet az érintettek felé.
- A bizottság a panasztétel napjától számított 30 napon belül írásban közli válaszát.
A lebonyolítók a panasz kivizsgálása során felmerülő kérdéseiket és a vizsgálatot lezáró válaszukat írásban, elektronikus levélben küldik meg az érintetteknek. Amennyiben élőszóban történik a panasztétel, úgy annak részét kell képezze egy olyan e-mailcím, melyen a bejelentő elérhető.